Klik op de verschillende cases om te lezen over onze projecten.

Proces optimalisatie - Order To Cash

Een internationale, toonaangevende logistiek dienstverlener transporteert goederen naar overeengekomen bestemmingen conform klantspecifieke eisen op gebied van (doorloop)tijd.

Voor één van haar grote technologie klanten start men een nieuwe operatie en verwerkt daardoor op jaarbasis ongeveer honderdduizend items. Items worden op diverse Europese klantlokaties per truck opgepikt en gecross-docked in het dedicated klant warehouse in Nederland. Daar worden de items geconsolideerd voor luchttransport in de EMEA regio. De facturatie van de getransporteerde items is een complex proces met veel variabelen. Afkeur van 1 item in een facturatiebatch zorgt voor de volledige afkeur van de betaalbatch. Het gevolg is veel extra werk voor de afdeling en late betaling van geleverde diensten.

Vooraf

  • Achterstanden in facturatie als gevolg van ontbrekende factuurvereisten, geen inzicht in openstaande (niet gefactureerde dossiers agv omslachtige handmatige reconciliatie
  • Onvoldoende kennis van fiscale context
  • Excel facturen worden handmatig aangevuld door de medewerkers
  • Standaard systeemdump vult 30% van benodigde gegevens om correct te kunnen factureren
  • Ontbrekende factuurregels door onvolledige invoer door Customer Service medewerkers.
  • Meerder malen invoeren van zelfde gegevens in verschillende systemen
  • Foutdetectie volledig visueel bij 1 manager; geen systeem ondersteuning
  • “First time right” percentage voor facturatie < 50% (een fout op één regel zorgt voor afkeuring van de hele batch)
  • Factuur regels klant worden niet ondersteund door ERP-systeem; link debiteurenstand en gefactureerde bedragen via spreadsheets niet 1 op 1. Volledigheid van opbrengsten niet gegarandeerd, moeizame communicatie t.a.v. allocatie van ontvangsten met het Financial Shared Service Center
  • 6 FTE op debiteurenafdeling om invoice-templates handmatig aan te vullen

Achteraf

  • Beter zicht op werkvoorraad, openstaande nog niet gefactureerde dossiers, achterstanden structureel weggewerkt (creëren van PULL)
  • Factuurproces en vereisten geïnventariseerd, vastgelegd en vertaald naar standaard proces volledig ondersteund door nieuw gebouwde facturatie module
  • Automatische aanvulling van alle benodigde factuurgegevens (Modulair Ontwerp / Modular Design)
  • Vastleggen gegevens op één plek en gegevens geautomatiseerd ontsluiten voor andere toepassingen (Modulair Ontwerp / Modular Design)
  • Focus op uitzonderingen; controle door alle medewerkers a.g.v. verdwijnen handmatige invoer (Multi-skilling)
  • Correcties in ERP ten behoeve van 1 op 1 relatie met digitale factuur
  • Volledigheid van opbrengsten te traceren en daardoor te garanderen (creëren van PULL)
  • EDI facturatie
  • 3 FTE op debiteurenafdeling om dossier na te kijken (Multi-skilling)
  • “First time right” percentage facturatie > 99,85% -> Best In Class leverancier
  • ROI van de significante investering voor IT ondersteuning was minder dan één jaar
  • Sigma level van 1,0-1,5 naar 4,5
Proces optimalisatie - Procure To Pay

Een internationale, toonaangevende toeleverancier; een specialist in het ontwerpen, ontwikkelen en produceren van slimme, geavanceerde lichtgewicht structuurdelen verwerkt per jaar ongeveer 60.000 inkoopfacturen. De crediteuren-administratie verwerkt zowel kosten- als inkooporder-facturen.

Vooraf

  • Facturen worden per interne post verspreid voor autorisatie (prijs- en/of hoeveelheidsverschillen voor inkooporder-facturen of volledige autorisatie voor een kostenfactuur)
  • Veel ad hoc acties (zoekgeraakte facturen zoeken, alsnog invoeren, versneld laten autoriseren, incl. Actief opvolgen en klaarzetten voor spoedbetaling)
  • Visuele controle autorisatie
  • Veel handbetalingen in bankpakket klaarzetten
  • % goedgekeurde facturen voor vervallen betaaltermijn < 50%
  • Foutdetectie laat in proces bij voorbereiden betaalbatches; medewerkers voelen geen verantwoordelijkheid meer voor gemaakte fouten bij initiële invoer
  • 8 FTE op crediteurenafdeling voor verwerking inkoopfacturen
  • doorlooptijd ontvangst/ goedkeuring / goedgekeurd voor betaling 2-5 weken

Achteraf

  • LEAN standaard proces met minder ad hoc acties. Meer focus op uitzonderingen
  • Implementatie factuurscanning en workflow; “where abouts” factuur altijd duidelijk
  • Geautomatiseerde autorisatie-tabel voor het kunnen goedkeuren van facturen
  • Grotendeels systeembatch betalingen inlezen in bankpakket (Standard operations)
  • % goedgekeurde facturen voor vervallen betaaltermijn > 90% (creëren van PULL d.m.v. tijd tot vervaldatum KANBAN)
  • Effectieve foutcontrole bij registratie tot gevolg dat medewerkers zich meer verantwoordelijk voelden voor kwaliteit initiële invoer. Kwaliteit van werk nam significant toe. Tevens ook betere acceptatie wanneer collega’s elkaar wezen op fouten (Multi-skilling & Parallel processing)
  • 5 FTE op crediteurenafdeling voor verwerking inkoopfacturen
  • doorlooptijd ontvangst/ goedkeuring / goedgekeurd voor betaling 3 dagen – 2 weken
  • Sigma level van 1,0-1,5 naar 3,0

business case p2p

Proces optimalisatie - Quick changeover

Een internationale, toonaangevende brouwerij, levert in Nederland aan Retail en via (eigen) groothandels aan de Horeca.

Bij de overgang van de Gulden naar de Euro wordt een branchebesluit genomen o.a. het statiegeld van fust te verhogen naar EUR 30 (+32%). Voor alle fust in de markt lopen alle brouwers een financieel risico dat fusten afgerekend tegen NLG 50, kunnen worden ingeleverd tegen EUR 30.

Een vanuit het verleden voor de hand liggende oplossing om het financiële risico te beperken was om “nieuwe” (30 euro )fusten te voorzien van een “waarde-sticker”. Gevolgen van deze oplossing op basis van ervaringen van een statiegeldwijziging in de jaren 60/70 zijn:

  • aparte artikelnummers voor “nieuwe” 30 euro fusten (x-aantal varianten)
  • een doorlooptijd van mogelijk een half jaar voordat alle “NLG” fusten uit de markt zouden zijn
  • het voor minimaal een half jaar aanhouden van aparte magazijn locaties om de artikelen te (onder)scheiden
  • Veel “Cash” in omloop (sticker per stuk EUR 7,31 waard) -> controle en veiligheidsmaatregelen
  • Extra inzet van medewerkers a.g.v. handmatig stickeren van voorraden (fusten) en retourfusten (incl. Extra controles)
  • Hoge ontwikkelkosten van waarde-sticker (niet na te maken i.v.m. voorkomen fraude / technisch complex)
  • Hoge schoonmaakkosten voor het verwijderen van de stickers na periode X

Proces Analyse – Solution Design

Bij inventarisatie van het proces bleek dat een pure administratieve afhandeling van de statiegeldwijziging het meest rechttoe rechtaan zou zijn. Bij de laatste levering vóór de overgangsdatum zou de voorraad van de klanten worden opgenomen. De dan aanwezige lege fusten worden voor EUR 22,69 ingenomen en de nog aanwezige en nieuw geleverde fusten zullen op de dag van wijziging tegen EUR 7,31 worden gefactureerd. Na de overgangsdatum wordt bij nog niet bezochte klanten bij de eerste levering eerst de voorraad opgenomen en worden die fusten gewoon tegen EUR 30 ingenomen, maar wordt het “artikel” statiegeldverhoging tegelijk tegen EUR 7,31 in rekening gebracht.

De fustenadministratie bleek kwalitatief voldoende betrouwbaar en actueel waardoor vanuit het ERP systeem kon de benodigde informatie worden verkregen om per klant / (externe) groothandel goederenbewegingen te volgen en forecasten. Tevens kon met relatief eenvoudig IT maatwerk worden geregistreerd welke klanten waren beleverd en kon het statiegeld eenvoudig worden gefactureerd.

Belangrijkste resultaten en toegepaste LEAN principes

  • Quick Change over: doorlooptijd wijziging 4 weken (collega brouwerijen tot 5 keer langer, met alle eerder genoemde nadelen)
  • Perfection: Risico beperkt tot het afboeken van 3% fust (grotendeel historisch verklaarbaar / normaal verlies)
  • Standard operations: geen verstoring normale bedrijfsvoering; nauwelijks extra werk
  • Nauwkeurig inzicht per klant